Automação de processos: entenda como funciona

O que é automação de processos?

É fazer com que uma sequência de tarefas aconteça sem alguém precisar conduzir cada passo. O processo continua existindo e continua sendo seu: o que muda é quem executa a parte repetitiva.

A regra prática para saber se algo é candidato: se a tarefa tem passos previsíveis, acontece com frequência e a decisão dentro dela cabe numa regra que dá para escrever, ela é automatizável.

Quais são os tipos de automação?

Na prática de empresa pequena e média, quatro tipos cobrem quase tudo.

• De tarefa: uma ação isolada que deixa de ser manual, como gerar um documento.
• De fluxo: uma sequência inteira com etapas e responsáveis, como um pedido que caminha da proposta até a entrega.
• De integração: dois sistemas passam a trocar dado sem alguém digitar de um lado para o outro.
• De decisão: o sistema classifica, prioriza ou responde a partir de regra ou de leitura de texto, e é onde inteligência artificial costuma entrar.

Quais processos vale a pena automatizar primeiro?

A escolha certa quase nunca é o processo mais complexo. É o mais repetido. Um processo de dez minutos executado quarenta vezes por semana devolve mais tempo do que um de duas horas executado uma vez por mês.

Três perguntas resolvem a priorização: com que frequência acontece, quanto tempo consome por vez, e o que acontece de ruim quando alguém erra. O processo que pontua alto nas três é por onde começar.

Como automatizar um processo?

A parte técnica é a última. Antes dela vêm três etapas que definem se vai funcionar.

• Mapear como o processo acontece hoje de verdade, não como está no manual.
• Separar o que é regra do que é decisão de pessoa. Só a regra vira automação.
• Definir o que fazer quando algo foge do previsto, porque vai fugir.
• Construir a versão menor que já resolve, colocar para rodar em paralelo e comparar com o jeito manual.
• Desligar o processo antigo só quando a equipe confiar, não quando o sistema ficar pronto.

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Existem plataformas de automação que ligam serviços sem programação, e elas resolvem muita coisa rápido e barato. Vale começar por elas quando o processo é simples e o volume é baixo.

Elas encostam num teto em três situações: quando o custo por execução cresce com o volume, quando a regra fica complexa demais para caber na ferramenta, e quando o processo é justamente o que diferencia a sua empresa.

Quando vale a pena desenvolver um sistema próprio?

Quando o processo é o seu diferencial, quando nenhuma ferramenta de prateleira cobre o fluxo sem gambiarra, quando o custo das assinaturas somadas passa o custo de construir, ou quando o dado precisa ficar sob o seu controle.

Fora dessas situações, ferramenta pronta costuma ser a decisão mais barata, e dizer isso faz parte do trabalho.

Quanto custa automatizar uma empresa?

Depende de quantos processos entram e de quanto os sistemas envolvidos cooperam. Automação que liga duas ferramentas modernas custa uma fração de automação que precisa conversar com sistema antigo sem interface de integração.

A conta que importa não é o preço isolado: é quanto tempo o processo consome hoje por mês, multiplicado pelo custo dessa hora. Muita automação se paga no primeiro trimestre, e algumas não se pagam nunca. O diagnóstico existe para separar as duas.